Dopo aver vinto il bando e ottenuto il finanziamento, è necessario svolgere una serie di attività preparatorie: dalla firma del contratto, alla riscrittura e riorganizzazione di alcune attività, allo sviluppo di piani d'azione, budget e tempistiche dettagliate. Per riallinearsi al progetto o business approvato, sarà necessario organizzare una serie di incontri con tutti gli stakeholder rilevanti: anche se in molti casi si tratta di cambiamenti minimi, spesso vengono apportate modifiche sostanziali in termini di denaro, attività, ecc.
Durante la fase organizzativa è necessario produrre una serie di documenti interni per garantire il flusso dell'attività: calendari dettagliati, timesheet delle risorse umane, strategie di valutazione e monitoraggio pertinenti, nonché comunicazione e diffusione, spesso rilevanti sia per il progetto che per gli sponsor. I requisiti e i modelli variano anche a seconda dello sponsor.