După anunțarea succesului cererii și finanțării proiectului/afacerii, trebuie să aibă loc o serie de activități pregătitoare: de la semnarea unui contract, la rescrierea și reorganizarea unor activități, elaborarea planurilor de acțiune, bugetului și a unui cronogramă detaliat. O serie de întâlniri cu toate părțile interesate relevante au ca scop (re)alinierea la proiectul/afacerea aprobat - în multe cazuri există schimbări minore, dar adesea schimbările pot fi semnificative în ceea ce privește banii, activitățile etc.
În timpul etapei de organizare, trebuie să fie elaborate o serie de documente interne pentru a asigura desfășurarea activității: de la calendare detaliate, la foi de timp pentru resurse umane, dar și strategii relevante de evaluare și monitorizare, precum și comunicare și diseminare, adesea la fel de relevante pentru proiect ca și pentru sponsorizatori. Cerințele și șabloanele variază, de asemenea, de la sponsor la sponsor.